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Reflexiones ejecutivas
Óscar Fosados Arellano
22-06-2008
 
La secretaria del Siglo 21 

El puesto de secretaria, o asistente ejecutiva, es muy importante, básico y necesario en una empresa u oficina; sin embargo, muchas veces este puesto no se valora en su justa dimensión, ya sea porque la empresa no le da el valor que se merece por la multifuncionalidad en la que ha evolucionado hoy en día; o, la misma secretaria no se da el valor al incurrir en actitudes de prepotencia y soberbia, de acuerdo a la categoría, o por su forma de relacionarse inadecuadamente o de "llevarse" con los demás, es decir, algunas secretarias no se dan a respetar.

La secretaria, más allá de ser el brazo derecho del jefe, es enlace entre muchas áreas y departamentos de una empresa, y otras compañías, por lo que es muy importante que su conducta y comportamiento sean intachables y de excelencia profesional.

Quizá, el concepto de secretaria se ha venido desvirtuando con los años por diversas razones, al grado que se ha optado por cambiar el nombre a asistente ejecutiva, cuando lo importante es la función y no tanto el nombre.

Consultando un diccionario me resultó muy interesante saber el significado de origen del término secretaria, el cual comparto con ustedes a continuación:

Viene del latín secretarius. 

* Se decía de la persona a quien se comunica algún secreto para que lo calle. 

* Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación. 

* Asistente particular de una persona, a la que auxilia en labores administrativas o de organización.

Esta última definición es la que más cuadra con el concepto de secretaria de hoy en día. Y es por ello que resulta interesante reflexionar sobre este tema, ya que considero justo que el puesto de secretaria continúe valorándose como en otras épocas, que las mismas empresas les brinden el valor real de lo que significa su función, pero también, que ellas mismas lo revitalicen a través de nunca perder de vista el valor que poseen.

También, ha llamado mi atención el tema, porque me encuentro preparando un curso de excelencia profesional para secretarias, atendiendo una amable invitación de Canacintra, el cual se impartirá en días próximos, y me parece importante compartirles esta información que considero vital para la función secretarial y que sirve de mucho a las mismas secretarias y a sus jefes, o a quienes desean ser secretarias en un futuro.

A continuación les compartiré lo que escribí acerca de este tema hace algún tiempo. Actualizándolo en algunos puntos, el enfoque nos permite ver en forma sintetizada el perfil que se busca de la secretaria de excelencia profesional del Siglo 21.

La secretaria, o asistente ejecutiva, ocupa un puesto de trabajo vital para todo negocio. Sin las secretarias prácticamente se paralizaría toda actividad de oficina o empresarial. Los directores, gerentes, jefes o ejecutivos, literalmente enloquecerían en un par de días al no poder concretizar sus tareas, las cuales en buen porcentaje dependen de la colaboración de una secretaria: elaborar escritos, telefonear, archivar, localizar, buscar, contestar, llamar, agendar, recibir y atender visitas, organizar juntas, realizar reservaciones en hoteles, vuelos y restaurantes; preparar el café o el té; ocultar la presencia del jefe, contactar citas, arreglar problemas, recibir y contestar correspondencia, escuchar, coordinar, etc.

La secretaria juega uno de los papeles más importantes en la actividad empresarial, queramos aceptarlo o no. Pero, ¿qué está pasando con ellas? ¿son en realidad la mano derecha del jefe? ¿Cómo ha evolucionado el puesto secretarial hasta principios de este siglo?

La contestación a las preguntas anteriores sería: pasa mucho y no pasa nada, depende. Algunas son la mano derecha para ciertas cosas, pero para otras no son ni la izquierda. Sí, han evolucionado, pero muchas no.

En cuanto a lo mucho que ha pasado, me refiero a que existen secretarias muy eficientes y merecedoras de todos los reconocimientos  atribuibles a ellas: 

* Redactan extraordinariamente 

* Son discretas y muy celosas de su deber 

* Contestan el teléfono con extrema cortesía 

* Archivan todo lo "archivable" al día 

* Saben dónde están todas las cosas 

* Mantienen impecable la oficina del jefe 

* Siempre están cuando se les necesita 

* El tiempo les alcanza perfectamente para tener al día todos los encargos del jefe 

* Su puntualidad y asistencia son envidiables 

* Sus gustos son refinados 

* Sus relaciones con los demás son de respeto 

* Sencillamente son asistentes ejecutivas profesionales 

La secretaria que no es profesional practica o hace lo siguiente. 

* Generalmente nunca está en su sitio 

* No saben ni servir café 

* Su charola de papeles por archivar todo el tiempo está hasta el tope 

* Se queja de que siempre tiene mucho trabajo y que no le alcanza el tiempo 

* Se la pasa platicando por teléfono con el novio, la amiga o el amigo haciendo planes para ir al cine o al baile 

* No sabe dónde está la minuta de la última junta 

* Seguido se la ve chismeando en el baño, en los pasillos o en el área de café 

* Es muy "llevada" por lo que le faltan con facilidad el respeto y tiene problemas con otras secretarias y otros compañeros de trabajo 

* Regularmente llega tarde y por lo menos falta dos o tres veces por mes 

* Le "choca" que su jefe le dicte cartas largas o le encargue muchas cosas 

* Su escritorio está repleto de regalitos como jarroncitos, floreritos, todo tipo de miniaturas y por supuesto la foto del galán o los hijos 

* La mayor parte del día está de mal humor por el exceso de trabajo, o porque la de contabilidad no le bajó a tiempo los estados financieros, o porque es casi fin de quincena y no tiene ni para el camión, y ya le toca abonar con la señora de la ropa, joyería de fantasía o con la de los zapatos 

* Sueña con un príncipe azul que le permita tener una mejor vida 

* Se cree más que las demás, porque es la secretaria de la gerencia general 

* Su redacción y ortografía dejan mucho que desear 

* Se maquilla de más 

* Come sobre el escritorio y mancha de grasa y refresco los oficios y correspondencia del día, y mastica chicle 

* El radio lo tiene prendido todo el tiempo pidiendo complacencias para toda la oficina 

* Deja colgado a cualquiera en el teléfono sin causa aparente 

* El baño lo utiliza como almacén o archivo muerto 

* Faltando veinte minutos para salir se le encontrará en el baño retocándose el maquillaje para salir a la hora en punto, ni un minuto después 

* No contesta pronto el teléfono 

* Regularmente no sabe dar información de ninguna otra área de la oficina o empresa; etc.

Secretarias con estas características las hay, provocando el enojo de propios y extraños, afectando la productividad y actividad empresarial, y desquiciando a cualquiera que interactúe con ella por cualquier motivo.

La secretaria eficiente y profesional debe, en primer lugar, amar su actividad, aceptar que el puesto secretarial verdaderamente es digno e importante. El puesto secretarial no debe ser sólo un puesto de paso para lograr obtener otro en algún departamento de la empresa. La secretaria no es una simple taquimecanógrafa, ni contestadora de teléfonos, ni archivadora de documentos, o la centinela de la oficina del jefe. La secretaria es mucho más que eso.

La secretaria del Siglo 21 tiene que ser más que una simple empleada de la compañía. Ahora es el momento de romper con el viejo esquema de la típica secretaria y configurar un nuevo paradigma. Para ello es importante que la secretaria conozca profesionalmente, y lleve eficientemente a la práctica diaria.

Todas las siguientes habilidades, capacidades y actividades, ya que una de sus funciones primordiales es la de "jefe de oficina", la verdadera mano derecha del jefe: 

* Capacidad de establecer prioridades 

* Administrar el tiempo con eficiencia cada día 

* Visión para planear las necesidades futuras y las actividades a largo plazo 

* Capacidad de tomar decisiones 

* Capacidad de administrar el trabajo al día 

* Redactar y escribir eficientemente, atendiendo las actualizaciones gramaticales y de formato 

* Uso eficiente del teléfono, fax, correo electrónico y radio 

* Manejar un lenguaje correcto, y dominar las técnicas para hacer una presentación oral 

* Planear eficientemente las juntas de trabajo 

* Cuidar su imagen profesional 

* Controlar su comunicación no verbal o lenguaje corporal 

* Saber cómo solucionar conflictos 

* Mantener una relación de respeto con su jefe y con los demás compañeros de trabajo 

* Tener buen gusto en la decoración 

* Amar su trabajo 

* Tener hábitos personales agradables 

* Siempre practicar una actitud positiva hacia todo.

Estas son sólo algunas de las más importantes, estoy seguro que estos puntos pueden ayudar a la secretaria de hoy en día a comprenderse mejor, y a superarse en todos estos aspectos, lo que hará que la productividad de su trabajo mejore notablemente, favoreciendo su imagen profesional ante su jefe y los demás.

Algo más que debe observar la secretaria del Siglo 21 es la capacidad de mantener un equilibrio entre la asertividad y la receptividad. El ser asertiva le permitirá establecer prioridades, organizar su tiempo y energías.

Por otra parte la receptividad le permitirá saber escuchar y así oír en realidad lo que necesita saber sobre las necesidades y prioridades de los demás.

Aun cuando algunas personas le expresen críticas desagradables, deberá mantener su compostura y usar la información para hacer un mejor trabajo.

También, es conveniente que la secretaria del Siglo 21 se caracterice por ser activa, directa y sincera, con esto demostrará que se respeta a sí misma y a los demás. Así las otras personas sabrán cual es su manera de ser y pensar, y que es una persona que sabe escuchar opiniones.

La secretaria del Siglo 21 debe ser una experta conocedora de las herramientas computacionales y de las innovaciones tecnológicas de la comunicaciones, ya que ellas le permitirán ser más ágil, rápida y efectiva en todo trabajo que realice.

Así como poco a poco están desapareciendo las máquinas de escribir, y están siendo sustituidas por modernas computadoras; la secretaria moderna deberá ir transformando su mentalidad acorde a la época, a las nuevas tecnologías, a la globalización del mundo y a todo lo que le permita atender las exigencias de los ejecutivos y las empresas del nuevo milenio.

En el nuevo siglo ya no será suficiente la taquigrafía, será necesario además, actualizarse constantemente en su área; saber un tercer idioma, aparte del español y el inglés; estudiar alguna especialidad en administración, aparte de la carrera secretarial básica. La secretaria del Siglo 21 debe ser 100 por ciento profesional.

Consultor e Instructor Empresarial

oscarfosados@yahoo.com.mx

fosadoscapacitacion.com


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