Control interno en las
organizaciones sociales
Hace unas semanas, el Banco de Alimentos de Culiacán incorporó a una persona responsable de control interno. Es un puesto nuevo dentro de la institución y probablemente hace algunos años ni siquiera se hubiera considerado necesario. Pero el Banco ha cambiado mucho y la operación también.
Cuando una organización es pequeña, resulta relativamente sencillo estar al pendiente de casi todo. Se sabe qué llegó a la bodega, qué salió, qué se compró, cuánto se pagó y quién autorizó determinado movimiento.
Conforme la organización crece, eso se vuelve cada vez más complicado. Hay más personas involucradas, más operaciones y también más posibilidades de cometer errores.
Actualmente, en el Banco se reciben y entregan miles de kilos de alimento, se manejan inventarios, vehículos, compras, donativos, cuotas de recuperación y expedientes de beneficiarios.
Todos los días hay movimientos y decisiones que difícilmente pueden ser revisados por una sola persona. Por eso surgió la necesidad de incorporar a alguien dedicado específicamente a revisar los controles de la institución.
Al principio fue necesario explicar bien cuál sería su función porque, hay que reconocerlo, el nombre tampoco ayuda mucho. “Control interno” puede sonar a alguien que llega a vigilar, buscar errores o descubrir quién hizo algo mal.
No se trata de eso. La intención es revisar con mayor detenimiento aquellas cosas que en el trabajo diario pueden pasarse por alto.
Por ejemplo, que el inventario físico coincida con lo registrado en el sistema, que las entradas y salidas de alimento tengan respaldo, que las cuotas de recuperación se registren correctamente, que los expedientes estén completos y que las políticas que la propia institución ha establecido realmente se cumplan.
Seguramente aparecerán cosas que corregir. Sería extraño que después de algunos meses de revisión resultara que absolutamente todo se hace perfecto.
No existe una organización donde no haya procesos que mejorar, errores que corregir o prácticas que con el tiempo se fueron haciendo costumbre sin que nadie volviera a preguntarse si eran la mejor manera de trabajar.
En las organizaciones de la sociedad civil hay, además, una razón adicional para tomarse en serio este tema. Buena parte de los recursos que administran les fueron confiados por alguien más.
En un banco de alimentos esto resulta muy evidente: un agricultor entrega parte de su cosecha, una empresa dona alimento, una persona realiza una aportación económica o una fundación decide financiar algún proyecto.
Cada uno de esos recursos llega con un propósito y la organización tiene la responsabilidad de asegurarse de que se utilice correctamente.
Tener controles tampoco significa desconfiar de las personas. Se puede tener un buen equipo, conocerlo durante años y confiar en su trabajo y, al mismo tiempo, revisar inventarios, pedir documentos, comparar información y establecer responsabilidades.
De hecho, los controles también protegen a los propios colaboradores, porque dejan más claro quién hizo qué, quién autorizó y cómo se realizó determinado movimiento.
Todos podemos cometer errores. También existen procesos que se siguen haciendo de cierta manera simplemente porque así se aprendieron hace años.
En ocasiones hace falta que alguien que no está metido en la operación cotidiana pregunte por qué se hacen así las cosas.
Puede suceder que la respuesta sea perfectamente válida, pero también puede ocurrir que nadie se lo hubiera cuestionado en mucho tiempo.
Seguramente esta nueva función traerá algunas incomodidades. Habrá documentos que antes no se solicitaban, procesos que deberán modificarse y diferencias que tendrán que aclararse. Es normal.
Si todo continúa exactamente igual después de crear un área de control interno, entonces probablemente habría que preguntarse para qué se creó.
En las organizaciones sociales se habla mucho de profesionalización y normalmente se piensa en capacitación, tecnología, indicadores, certificaciones o planeación.
Todo eso es importante, pero profesionalizar una institución también significa hacer cosas bastante menos atractivas: revisar inventarios, documentar movimientos, separar responsabilidades, cumplir políticas y permitir que alguien revise si realmente se está haciendo lo que se dice que se hace.
Para el Banco de Alimentos de Culiacán esta decisión llega además en un momento importante.
La institución se prepara para una etapa de mayor crecimiento y para la operación de sus nuevas instalaciones.
Eso traerá más alimento, más movimientos, más recursos y una capacidad mucho mayor de atención.
Aumentar la capacidad de una organización sin fortalecer al mismo tiempo sus controles puede convertirse en un problema.
Por eso el trabajo de esta nueva área apenas comienza y seguramente también habrá ajustes sobre la marcha.
El reto no solamente será crecer, sino asegurarse de que ese crecimiento venga acompañado de mayor orden, mejores procesos y una adecuada rendición de cuentas.