La importancia de la delegación

Definición: Delegar viene del latín “Delegare”: dar una persona a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o conferirle su representación, con responsabilidad y autoridad, así como los elementos materiales necesarios para cumplir con el objetivo fijado. La responsabilidad es compartida, ya que la responsabilidad total no se delega, ésta sigue siendo del Delegador.

 

Beneficios de la delegación

Cuando los administradores delegan, cuentan con más tiempo para realizar tareas prioritarias. La delegación permite que las tareas se cumplan y aumenta la productividad. Merced a la delegación, se capacita a los empleados, pues la capacitación es el mejor apoyo para la delegación, ya que ésta mejora la autoestima de los empleados y los motiva a realizar mejor sus tareas, además de que se alivia la tensión y la carga de trabajo de los administradores. En suma. la delegación puede dar como resultado un mayor desempeño y mejores resultados laborales.

 

Obstáculos en la delegación

Los administradores acostumbran a realizar las cosas por sí mismos; temen que el empleado no logre llevarlas a buen término. Los administradores consideran que pueden llevar a cabo la tarea en forma más eficiente que los demás. Algunos no se percatan de que la delegación es una parte importante de su labor, otros no saben qué delegar y algunos más no saben hacerlo. Si deja usted que éstas u otras razones le impidan delegar, podría terminar como el doctor Rudenstine, presidente de la Universidad de Harvard, quien se enfermó debido al estrés que le provocó tratar de hacer demasiadas cosas él solo.

Una parte importante de la delegación es saber las tareas que deben delegarse. La delegación exitosa a menudo se basa  en elegir qué tareas delegar y en quién hacerlo.

 

Qué delegar

Como guía general recurra a su lista de prioridades y delegue cualquier cosa en la que no tenga que participar en forma personal por ser usted el único con los conocimientos y habilidades para hacerlo. Algunas posibilidades incluyen lo siguiente:

1. Trámites burocráticos. Informes, memorandos, cartas, etc.

2.Tareas rutinarias. Revisar inventarios, programar, hacer pedidos, etc.

3. Asuntos técnicos. Haga que los empleados resuelvan esos tipos de problemas.

4. Tareas con potencial de desarrollo. Dé a los empleados la oportunidad de aprender cosas nuevas. Prepárelos enriqueciendo su labor.

5. Problemas entre los empleados. Capacite a los empleados para que resuelvan sus propios problemas; no se los solucione a menos que tengan baja capacidad.

 

Qué no delegar

Como  norma general, no delegue nada en lo que tenga qué participar en forma personal. Como por ejemplo:

1. Asuntos de personal. Evaluaciones de desempeño, asesorías, disciplina, despidos, solución de conflictos, etc.

2. Actividades confidenciales. No las delegue a menos que cuente con el permiso para hacerlo.

3. Crisis. En estas circunstancias no hay tiempo para delegar.

4. Actividades que delegaron en usted en forma personal. No asignar a nadie más para ella sin contar con aprobación.

 

Cómo determinar en quién delegar

Una vez que haya decidido qué delegar, tiene que elegir a un empleado para que realice la tarea. Cuando lo haga, asegúrese de que cuenta con la capacidad o capacítelo para llevar a buen término el trabajo en el tiempo estipulado. Considere los talentos e intereses de sus empleados cuando haga una elección. Podría consultar a varios de ellos para determinar sus intereses antes de su elección final.

Explicar la necesidad que tiene de delegar y las razones por las que elige a un empleado. Resulta de ayuda que el empleado entienda por qué debe realizar la tarea. Informarle le ayuda a darse cuenta de la importancia de la tarea, decirle al empleado por qué fue elegido lo hace sentirse valioso. Si se realiza el paso anterior exitosamente, el empleado debe sentirse motivado o, al menos demostrar disposición para realizar la labor.

Fijar objetivos que definan la responsabilidad, el nivel de autoridad y el plazo. Los objetivos deben establecer con toda claridad el resultado final del cual el empleado es responsable de realizar la tarea en determinado plazo. También debe definir usted el nivel de autoridad con el que cuenta el empleado.

Elaborar un plan. Una vez fijado el objetivo, se necesita un plan. Al elaborarlo asegúrese de identificar los recursos necesarios para lograr el objetivo. Informe de la autoridad conferida al empleado a todas las partes con las que este tenga que trabajar.

Establecer controles y hacer responsables de ellos a los empleados. La labor de supervisión de los controles de las tareas, deben efectuarse en tres etapas, al iniciar las tareas, a la mitad de las tareas y antes de finalizar las mismas, para dar tiempo de que si hubiera una desviación poder corregirla.

 

REFLEXIONES

“El ingrediente más importante en la fórmula del éxito, es saber cómo trabajar con la gente”.

Teddy Roosvelt.

 

“Pagaría más por la habilidad de tratar con la gente, que por cualquier otra habilidad”.

John D. Rockefeller.

 

“No importa cuánto conocimiento o experiencia posea un ejecutivo; si no puede lograr resultados con la gente, es inútil como ejecutivo”.

J.Paul Getty.

 

Profesor del Área de Dirección de Personas y Factor Humano

ICAMI, Centro de Formación y Perfeccionamiento Directivo, Región Noroeste.