El presupuesto, su monitoreo y control son factor clave para continuidad de la empresa familiar

Fugas de capital, pagos imprevistos, ventas no realizadas, costos y gastos elevados, monitoreo descontrolado... Son escenas rarísimas en las empresas familiares, ¿cierto? Creo que no es necesario que te diga que la respuesta a lo anterior es un rotundo NO.

En esta época de apretarnos el cinturón, debemos ser muy cuidadosos en la administración del flujo de efectivo, y éste es el mejor momento para hacer más eficiente el uso de los recursos de la empresa, de ahí la importancia de manejar el presupuesto y tener un mejor control de nuestro negocio.

Demos el ejemplo

Las empresas familiares constituyen uno de los pilares fundamentales de la economía en nuestro país, sin embargo, el 30% pasa a una segunda generación y sólo el 10 %, logra llegar a una tercera generación.

Aunque gran parte de la culpa la tienen los problemas meramente familiares (como los de sucesión, entre otros), la administración de las finanzas también es vital para la supervivencia de la empresa y más en los tiempos actuales. La creación de un presupuesto anual alienado a la planeación estratégica deberá ser una de las prioridades en tu empresa, pues impactará su eficiencia, eficacia y efectividad durante los próximos años.

Tal vez pienses: “Nosotros no necesitamos un presupuesto y menos una planeación estratégica, con que vendamos mucho estaremos bien”. Pero, ¿así cómo podrás hacer proyecciones para el futuro? Y más importante, ¿cómo sabrás qué áreas de la empresa no están rindiendo o cumpliendo como deberían y necesitan depurarse?

Es posible que la empresa familiar esté generando más ganancias de las que tú te imaginas, pero que las fugas (pequeñas o grandes) impacten en tus finanzas de manera negativa.

¡A trabajar!

Según Claudia Ludlow, directora de Proyectos de Angel Ventures Mexico, el presupuesto te permitirá medir la capacidad de crecimiento de tu empresa, cómo asignar los recursos con los que cuentas y saber si necesitarás buscar más capital para tus proyectos. Desde mi perspectiva, agregaría un punto muy importante pero que muchas veces pasamos por alto: el presupuesto te puede ayudar a detectar si hay algún elemento en tu empresa (sea un familiar o no) que no está cumpliendo con su labor o incluso esté aprovechándose de tu confianza para su beneficio personal.

Al inicio de tu año fiscal, te recomiendo crear un presupuesto para tu empresa familiar que incluya tres sencillos pasos:

Sus metas de ingresos. Incluye aquí cuántas ventas deben realizar para cubrir la cuota determinada.

Sus cálculos de costos. ¿Cuánto dinero necesitas para crear cada producto o dar cada servicio? ¿Y para su comercialización y entrega? ¿Ya consideraste los gastos administrativos, de sueldos, etc.? ¿De dónde obtendrá la compañía este dinero?

Las ganancias (o pérdidas) que esperas obtener en dicho año. Recuerda que siempre habrá tiempos de “vacas gordas” y “vacas flacas”, el presupuesto te permitirá detectarlos para ahorrar en los primeros y enfrentar los segundos.

Cuando tengas estos datos, será más fácil prever cómo le irá a tu empresa durante el año y saber en qué momento alcanzarás el punto de equilibrio (donde los ingresos alcancen para cubrir los gastos) y a partir de cuándo la empresa estaría generando una ganancia. Si en algunos meses detectas que esta previsión no está cumpliéndose, será tiempo de revisar en qué área se encuentra la fuga de capital y poder corregirlo a tiempo.

Todos deben cooperar

Sé que hablar de dinero es un tema un tanto escabroso cuando la familia está de por medio. Las emergencias suceden, y es posible que alguno de nuestros familiares llegue a necesitar una mano, ya sea con el pago de la renta, alguna deuda, un problema médico o incluso una vacación.

Sin embargo, la empresa es el medio de subsistencia de todos, y debe ser un espacio donde los participantes, directivos, intermedios o puestos básicos, y sean parientes o no, trabajen de manera equitativa y busquen un bien común; tener una visión hacia donde enfocar los esfuerzos juntos podría ser la manera de lograr que la empresa trascienda, y respetar el presupuesto, teniendo cuentas claras de cuánto se invierte en cada área, cuáles son los gastos en los que se incurre y dónde se puede ahorrar para reinvertir en áreas más importantes y que aporten valor, podrá ampliar el panorama hacia los años venideros.

Frecuentemente la información disponible de la empresa familiar es una limitante para la toma de decisiones acertadas, en por eso que hoy en día se está apostando por la implementación de distintas herramientas y/o soluciones que les ayuden a alcanzar sus objetivos simplificar la obtención de datos confiables para poder llevar a cabo un análisis válido y tomar decisiones informadas en función de números y con un seguimiento de los presupuestos y el análisis de las variaciones más importantes. Parecería de más mencionarlo, pero es increíble las veces que hacemos planes que finalmente no respetamos. Si creaste un presupuesto, ¡apégate a él! Siempre habrá espacio para hacerle ajustes, pero ten en mente que este plan es sólo el inicio de un ejercicio que te ayudará a que tu empresa familiar siga vigente. “Por necesidad, los presupuestos requieren decisiones difíciles”. Sam Graves

Finalmente hay que tener presente que: hoy en día las empresas familiares no pueden darse el lujo de solamente vender, operar y ser eficientes, deben ir un paso adelante de la competencia visualizando el futuro, en este punto las tecnologías de información juegan un papel preponderante al brindar a las compañías la ventaja competitiva que supone contar con información oportuna, certera y en tiempo real, que les ayude a medir el cumplimiento de objetivos y en su caso enderezar oportunamente el rumbo. “El presupuesto no es sólo una colección de números, sino una expresión de nuestros valores y aspiraciones”. Jacob Lew