"La notaría como oficina de servicio público"

www.garciasais.com.mx


Todos en algún momento tenemos la necesidad de acudir a una notaría a hacer un trámite. Sea a dictar un testamento, otorgar un poder, constituir una sociedad, adquirir un inmueble, formalizar una donación, divorciarse, etc. (sin tratar de agotar aquí todas las posibilidades), lo cierto es que ese lugar físico llamado “notaría” tiene algunas notas relevantes, que a veces se pasan por alto.

Como es sabido, la Ley del Notariado dispone que el notariado “es una función de orden e interés público”. O sea, estamos en presencia de un servicio público, si bien es organizado y dirigido de manera privada por el notario, quien no es un servidor público al no recibir un salario (ni ningún tipo de apoyo económico) y al tener independencia. Es decir, el notario es el titular de una oficina pública a la que el notario le aporta elementos materiales (inmueble -propio o alquilado-, computadoras, etc.) y, como empresario, contrata personal idóneo y apto para auxiliarlo, en un entorno en el que la función es indelegable.

Los trabajadores de la notaría, idealmente quienes tratan con el cliente son profesionales del Derecho, constituyen una pieza clave para poder brindar un óptimo servicio: son un primer filtro en la asesoría del cliente, indagan su voluntad, revisan sus documentos, coadyuvan en la elaboración de los contratos, amén de cumplir con una basta red de exigencias legales post documentales.

Lo anterior está previsto en la ley, en la medida que dice que “el Notario o en su Notaría y bajo su responsabilidad se orientará y explicará a los otorgantes y comparecientes el valor y las consecuencias legales de los actos por autorizar”, donde primero habla de que será en un espacio físico y que la orientación es personal o por medio de auxiliares (no dice qué cualidades deben tener, pero se debe presumir que deben gozar de atributos profesionales y, en lugar como Mazatlán, dominar el inglés).

Derivado de que la oficina es pública, se debe colocar en la puerta de acceso (en algún lugar visible) la leyenda “Notaría Pública”, con el nombre, apellido y el número de Notaría que le corresponde. Para terceros, sean personas, empresas o autoridades, leer dicha placa implica que se encuentran en un lugar que se presta un servicio estatal y que el lugar tiene ciertos atributos para garantizar la custodia del protocolo (que pertenece al Estado, no al notario, aunque el notario lo pague) y también la prestación “cercana”, continua y suficiente en un entorno de concurrencia notarial (por notarios distribuidos geográficamente por la ciudad o el Estado).

Los notarios se establecen en donde el nombramiento del Gobernador del Estado lo dice. Sólo en ese lugar los notarios tienen fe pública (aunque sus actos valgan en todo el territorio o puedan referirse a situaciones creadas fuera de su jurisdicción). Quizá por eso se exige que el notario tenga “residencia y habitación permanente y efectiva, así como su oficina notarial única dentro del municipio para el que fue autorizado”, que hoy en virtud de las telecomunicaciones y a los medios de transporte, bien pudiera no ser indispensable “pernoctar” en la ciudad, si en un tiempo razonable se puede estar presencialmente en la sede de la notaría.

Debe, pues, privilegiarse la “atención efectiva” en una oficina claramente identificada y diferenciada de otras (no se vale tener dos notarios en un mismo inmueble, por ejemplo, menos aun que compartan recursos materiales y humanos, por un principio ético de sana y leal competencia) y organizada de tal manera que sea adecuada (digna) para recibir a los ciudadanos a hacer sus trámites.

Por último, las leyes del notariado disponen que los notarios pueden solicitar el apoyo de las policías para llevar a cabo las diligencias que se deban practicar, bastando que el notario lo estime necesario. Sin duda, aquí hay una gran área de oportunidad, puesto que el servicio policial es claramente deficiente y cada notario tiene que invertir, dicho sea de paso, en guardias, seguridad, alarmas, todo para garantizar un buen servicio y cuidar al personal y al propio notario.

Afectar la función notarial es atentar contra el propio Estado.