La oficina notarial

Para el ejercicio de la función notarial, la ley dispone que el notario debe tener una oficina notarial única. A esa oficina se le llama “Notaría Pública”. Ahí el notario orienta y explica a las partes (otorgantes, intervinientes, testigos, comparecientes) respecto de dos aspectos esenciales: el valor y las consecuencias jurídicas de los actos por formalizarse.

La Notaría Pública es un lugar físico en el que bajo la dirección del notario se presta de forma estable la función pública encomendada. Es de naturaleza compleja, pues es una oficina pública administrada por un particular. Los recursos para su instalación y operación son privados, pero lo que ahí se conserva (protocolo, sello oficial) son propiedad del Estado (aunque pagados por el titular del Fíat).

Nadie puede practicar acto de molestia o de privación sobre el patrimonio de la notaría, sin tener una orden de autoridad. Tampoco puede ponerse en riesgo la prestación del servicio notarial. El tercero que lo intente cometería un delito.

Derivado de su naturaleza pública, la notaría tiene ciertas peculiaridades, como las limitaciones para definir dónde se va a instalar. El Gobierno del Estado asigna al notario una jurisdicción geográfica circunscrita al municipio. Corresponde al notario ubicarse dentro del mismo. Además, ese es el domicilio legal del notario.

El notario puede, no obstante, salir de su domicilio-oficina para cumplir con la función pública y documentar fes de hechos, notificaciones, interpelaciones o acudir a domicilios para formalizar testamentos en casos urgentes, por citar algunas tareas. Adquiere relevancia, que no preminencia, el auxilio que las policías (la fuerza pública) deben dar al notario cuando éste lo requiera y lo estime necesario.

Dicha oficina notarial al ser pública debe cumplir con ciertos elementos materiales, como la accesibilidad (que es un medio de la igualdad de oportunidades, no discriminación y acceso a personas con discapacidad) en lo que a eliminación de barreras arquitectónicas se refiere. ¿Cómo cumplir con el mes del testamento si las personas de la tercera edad no pueden subir escaleras? La oficina notarial no puede comprometer, ni siquiera en apariencia, la independencia del notario (por ejemplo, instalándola dentro de una sucursal bancaria o junto con una empresa inmobiliaria).

Para evitar la competencia desleal y favorecer el principio de libre elección del notario, la publicidad de las notarias debería hacerse exclusivamente a través del Consejo Estatal de Notarios del Estado. Ahí debe darse toda la información profesional y académica de los notarios.

Sin embargo, como dicho Consejo ha sido ineficiente en ello y la ambición de algunos ha permitido que sea utilizado para beneficio y publicidad personales, los notarios han tenido que publicitarse de manera autónoma. Al Consejo le corresponde eliminar los padrones de notarios y buscar que esa práctica ilícita se termine. También es importante evitar generar confusión social en los “traspasos de clientela” entre generaciones de notarios o incluso adherirse a la experiencia del notario sucedido por causa de muerte, entre otras. No hay que engañar, ni por acción ni por omisión.

Cuando se dice que la oficina es única, lo que significa es que se prohíbe por ley tener más de una oficina notarial o compartir las instalaciones de una misma notaría (o el domicilio, teléfono, sitio de internet, infraestructura) con otro notario (salvo que se trate de notarías asociadas). La oficina notarial es única.

No debería, en un Estado de Derecho, haber dos o más notarios en un mismo domicilio, e incluso, ni en un mismo edificio. Se trata de evitar situaciones de competencia desleal y daño a la función pública. Distribuir a los notarios y tenerlos geográficamente dispersos para satisfacer la demanda de servicios dentro del municipio debe ser la pauta.

No es poco común empezar a ver que notarios comparten oficinas para hacer economías de escala y competir deslealmente. El que es desleal lo es incluso con sus principios. Sus clientes pagarán las consecuencias en algún momento.