Optimizar el manejo y control de inventarios factor clave para la continuidad con rentabilidad de una PYME

Las empresas de hoy tienen que estar al tanto de los cambios constantes en el Mercado global debido a los avances tecnológicos, pero también debido a las exigencias de los consumidores como los son la calidad, precios razonables, mejores servicios y atención personalizada. Es por esto, que constantemente éstas están buscando estrategias y métodos más efectivos para producir los mejores productos o para ofrecer los mejores servicios.

Gran parte de las empresas familiares y PYMES en México adolece de una correcta administración y gestión de sus inventarios, ya sea por desconocimiento o por percibir esta actividad como un gasto. La realidad es que con un eficiente control y manejo de mercancías se evitan desperdicios, se identifican oportunidades, se conocen los costes de producción y se fijan precios competitivos. Todo esto se refleja en ganancias y crecimiento para la empresa familiar.

El control de inventario se refiere a todos los procesos que coadyuvan al suministro, accesibilidad y almacenamiento de productos en alguna compañía para minimizar los tiempos y costos relacionados con el manejo de este: es un mecanismo a través del cual, la organización administra de manera eficiente el movimiento y almacenamiento de mercancía, así como el flujo de información y recursos que resultan de ello. Involucra distintos aspectos, pero en términos generales se subdivide en lo correspondiente a gestión y optimización. “Con la infraestructura apropiada, los datos se pueden transformar en conocimiento, a menudo de forma sorprendente”. Michael Nielsen

La gestión se encarga de mantener la productividad en las operaciones relacionadas con la administración del inventario, mientras que la optimización se ocupa de incrementar las ganancias de la empresa provenientes del uso y manejo de este.

El inventario es parte medular de las operaciones de las empresas. Si no se gestiona de forma adecuada, puede traer consecuencias negativas como la pérdida de ventas, estancamiento en la producción, retrasos y pérdidas financieras.

Un sistema de control de inventario es el mecanismo dentro de una empresa que se utiliza para la gestión eficiente de la circulación y almacenamiento de las mercancías y del flujo de información relacionado.

Toma nota de los siguientes consejos para llevar un buen control de tu inventario. La manera de empezar es dejar de hablar y comenzar a hacer. Walt Disney

Haz un pronóstico de la demanda

Evita tener un desabasto o exceso de mercancía, haciendo un pronóstico de la demanda esperada. Para lograrlo de forma acertada, es vital que lleves un buen registro de la rotación de los productos que ofreces. En caso de que las distintas temporadas del año influyan en el giro de tu negocio, también ten en cuenta está información para que tu pronóstico sea certero.

Diseña una política de inventarios

Para poder llevar un control estricto de tu inventario es fundamental que tengas una política bien definida. En ella puedes establecer el nivel de producto terminado que siempre debes de tener en almacén, la clasificación de cada tipo de mercancía y su rotación, los tiempos para realizar pedidos, fechas en las cuáles se deben realizar auditorías y revisiones periódicas, etc. El contar con esta guía ayudará a tu empresa a lograr una mejor comunicación entre las áreas involucradas y a tener claros los lineamientos a seguir para generar una mejora continua en el manejo del inventario.

Automatiza tus procesos

¡Aprovecha la tecnología! En el mercado puedes encontrar diversos sistemas administrativos exclusivamente dedicados a llevar el control del inventario. Con ellos puedes registrar entradas y salidas de mercancía de tus almacenes, utilizar el método de costeo que más se adecúe a las necesidades de tu empresa, asignar claves o códigos a tus artículos, etc.

Haz equipo con tus proveedores

Analiza tu cadena de proveedores y detecta cuáles son los que más impactan en tu inventario y en las operaciones de tu empresa, para que de esta manera puedas negociar con ellos y planificar las acciones en tiempos normales y en situaciones extraordinarias.

Maximizar los márgenes

Un control de inventario bien gestionado es a menudo la clave para alcanzar los objetivos de la contribución marginal. El margen bruto es la diferencia entre los ingresos obtenidos de las ventas y los costos de los bienes vendidos. Quita los costos fijos como materia prima o costo de las mercancías, servicios y mano de obra y se obtiene el margen operativo. Invertir lo menos posible en el control de inventario, mientras se cumplen los demás objetivos es fundamental en la obtención de ganancias y el crecimiento de tu negocio.

Monitorea

Por muy buenos controles y procesos que tengas, siempre debes de monitorear los niveles de inventario, para que cuando se presente una situación que lo afecte, se detecte y solucione rápidamente.

Pon en práctica estos sencillos pasos y recuerda que lo que no se mide, no se puede controlar.

Es importante definir que la eficiencia en el inventario se entiende como la capacidad de recibir y almacenar rápidamente los productos que entran y recuperar y enviar cuando salen. Cada segundo extra gastado en estos procesos se suma a los costos de manejo del inventario. Además, la distribución eficiente es un asunto de satisfacción de los clientes para los vendedores de los canales comerciales y los minoristas. Los minoristas esperan que los proveedores cumplan con los horarios establecidos de entrega y los clientes esperan que los pedidos personalizados y productos lleguen a tiempo.

Beneficios de ejercer un buen manejo y control de inventario

◾Información relevante y vigente sobre las existencias, posibilitando mejores tomas de decisiones

◾Acentúa la efectividad de la compañía y la eficiencia de sus procedimientos

◾Incrementa la calidad de servicio a cliente

◾Ayuda a la identificación pertinente de estacionalidad o flujo de los productos

◾Optimiza la inversión de recursos (económicos, humanos y temporales)

◾Permite tener un mejor conocimiento y control de las entradas, salidas y localización de mercancía: se reducen pérdidas, se optimiza el espacio en almacén y aumenta la atención sobre las existencias (reconociendo posibles robos y mermas).

La finalidad y beneficio primordial de este control es facilitar las operaciones a las empresas familiares para impulsar la venta de productos y servicios, equilibrando las tareas para atender la oferta y demanda, así como perfeccionando la cultura de organización empresarial para posicionar la marca con ventajas competitivas.

En conclusión, el manejo del inventario es un elemento muy importante para el desarrollo tanto de las empresas familiares como de las PYMES. Si este no es llevado a cabo correctamente puede repercutir en tener problemas para el cumplimiento de la demanda y pueden aumentar los costos o proveer servicios ineficientes.

Es por esto que los expertos en esta materia recomiendan que se revisen continuamente los procesos de la empresa siempre buscando nuevos métodos que contribuyan a la eficiencia de la compañía y a tono con la globalización ya que solo de este modo se puede continuar siendo competitivo.

Siempre hay que recordar que el objetivo de la gerencia de inventario es suministrar los materiales necesarios y de esta manera abaratar costo. Por ende, si el inventario no se maneja con efectividad, no se tendrán los materiales suficientes para las ventas o obtener los productos finales, no se producirán las ventas suficientes y se pueden perder clientes muy importantes por la inconformidad de éstos con la empresa.

“Comienza haciendo lo que es necesario, después lo que es posible y de repente estarás haciendo lo imposible.” San Francisco de Asís