Al trabajar en cualquier gran empresa o en cualquier organización académica —e incluso en instancias gubernamentales— se hace cada vez más necesario verificar la autoría de los documentos con los que trabajamos. Esto es especialmente importante cuando se trata de documentos clave o certificados profesionales, pero en realidad se aplica cada vez más en múltiples instancias internas de todo tipo de organizaciones.
La firma digital acostumbra a emplearse de manera complementaria con otros recursos de protección de documentos PDF como el establecimiento de contraseñas de acceso o de edición. Se trata de medidas de seguridad digital que tienen propósitos diferentes, y por eso es tan fundamental contar con un software de edición y lectura de PDF que sea capaz de gestionar ambas herramientas de forma eficaz.
Una app para firmar documentos es entonces esencial para verificar la autoría de nuestros documentos PDF en todo tipo de instancias profesionales. Pero no tiene demasiado sentido utilizar una aplicación aislada para este propósito cuando hay tantas otras funciones que debemos tener a mano para trabajar con los PDF en el día a día. Por eso, la herramienta más recomendable para firmar documentos PDF es Wondershare PDFelement.
¿En qué consiste la firma electrónica de los PDF?
Las firmas digitales gratis de los documentos PDF tienen como propósito acreditar la veracidad y legitimidad de un documento PDF mediante la comprobación digital de su autoría. Estos sistemas nos permiten comprobar quién escribió un documento PDF en específico, de manera que podremos saber en todo momento que determinado documento PDF es legítimo y que podemos confiar en su contenido.
La firma electrónica funciona de manera similar al cifrado de un documento PDF. Utiliza un sistema de ‘hash’ que permite a cualquier lector de documentos PDF habilitado comprobar que el documento recibido se encuentra firmado correctamente y que no fue editado en ninguna instancia posterior. De este modo se puede confiar en su contenido, con lo que la firma digital puede emplearse para confirmar acuerdos o verificar la legitimidad de una información.
¿Por qué se firman los documentos PDF?
Las funciones de una firma digital de un documento PDF son múltiples, y, de hecho, pueden ser extraordinariamente diversas dependiendo del tipo de persona u organización que haga uso de esta función. Algunos de los ejemplos más habituales en los que se hace necesario firmar PDF gratis para verificar la autenticidad de un documento son:
●Instrucciones empresariales. Cuando una empresa necesita asegurarse de que las instrucciones de trabajo son seguidas a rajatabla sin que se produzcan interferencias externas o errores internos, puede hacer uso de la firma digital de los documentos PDF para verificar la fuente de todas las guías y pautas empresariales.
●Documentos de investigación. En entornos de investigación como laboratorios y otros centros de vanguardia tecnológica, la firma digital permite comprobar que cierto documento de investigación fue firmado por una persona determinada. Esto ayuda a comprobar la autoría de los resultados de cualquier estudio.
●Firma de acuerdos. La firma digital también se puede utilizar para firmar acuerdos de todo tipo. Aunque no todos los países reconocen su validez legal para contratos de tipo inmobiliaria, sí que permite acreditar acuerdos en muchas otras instancias de manera mucho más ágil y entre diferentes jurisdicciones.
●Entrega de trabajos académicos. Para el estamento docente resulta muy práctico contar con un sistema de verificación de documentos como la firma PDF para comprobar que, efectivamente, los trabajos académicos entregados por sus alumnos son legítimos y estuvieron redactados por ellos.
¿Cómo se pueden firmar documentos PDF?
Para el proceso de firma de documentos PDF se hace necesario contar con un software que disponga del sistema de cifrado necesario para hacerlo. Sin embargo, conviene diferenciar entre dos tipos de firmas diferentes, que podemos llamar ‘firma digital y ‘firma electrónica. Estas dos firmas tienen propósitos distintos, y pueden ser complementarias, de modo que podés usarlas en un único documento PDF al mismo tiempo.
●Firma digital. La ‘firma digital’ acostumbra a emplearse como un acceso visual de los documentos PDF firmados por su autor. Esencialmente, consiste en la firma escaneada del autor del documento, y aparecerá en forma de imagen en el espacio designado para ello en los documentos firmados de este modo. Esta firma digital puede, o no, estar asociada a una firma electrónica.
●Firma electrónica. Cuando nos referimos a una ‘firma electrónica’ estamos hablando de un sistema de firma de documentos PDF bastante más avanzado que una simple firma digital. Este sistema emplea una tecnología de cifrado que permite acreditar la autoría de un documento y la fecha en que fue firmado. De este modo podemos tener una mayor certeza sobre la legitimidad del documento.
Wondershare PDFelement, el software de PDF que te permite hacerlo todo
Debido a que la firma digital con frecuencia se ve complementada por otras formas de protección de los documentos PDF como el cifrado mediante contraseña, el mejor software para gestionar estos sistemas de verificación de PDF es Wondershare PDFelement. Este potente editor de documentos PDF cuenta con toda una serie de herramientas diseñadas para hacer cualquier función que puedas necesitar en tus documentos de este tipo.
Algunas de las características que hacen que este software sea ideal para todo tipo de organizaciones y usuarios individuales son:
●Firma digital y electrónica. Con Wondershare PDFelement podés firmar tus documentos de forma electrónica y digital al mismo tiempo, de manera que contarás con ambas opciones en una misma aplicación. ¡Esto es algo que no todos los editores de PDF pueden ofrecerte!
●Protección mediante contraseña. Además de la función de firma digital, Wondershare PDFelement te permite proteger tus documentos con una contraseña que puede emplearse para impedir el acceso de personas no autorizadas o para impedir la edición del texto y las imágenes del documento.
●Edición de documentos. Si necesitás editar un documento PDF para modificar el texto o cambiar sus imágenes, Wondershare PDFelement es la aplicación perfecta para hacerlo gracias a su potente motor de edición de documentos PDF. Además, cuenta con un sistema OCR integrado para la digitalización de textos.
●IA integrada. Wondershare PDFelement también dispone de un sistema de inteligencia artificial avanzado que ofrece a sus usuarios toda una serie de herramientas generativas de vanguardia. Con estas herramientas se pueden traducir textos, resumir documentos y corregir errores gramaticales.
¿Cómo usar PDFelement para firmar documentos PDF?
El proceso de firma digital y electrónica de documentos con Wondershare PDFelement es muy sencillo y puede llevarse a cabo en solo unos segundos. Todo lo que necesitás es tener instalado el software de Wondershare PDFelement en tu computadora, ejecutarlo, y seguir estos pasos que te mostramos a continuación:
1. Abrí el documento PDF que querés firmar de forma digital o electrónica.
2. Creá una firma para tu documento acudiendo al menú ‘Comentario > Firma > Crear’.
3. Firmá en la casilla indicada y completá tus datos personales en el formulario.
4. Arrastrá la firma al campo de ‘firma’ del documento que querés firmar.
5. Incluí una firma electrónica comprobable mediante ‘hash’ en ‘Proteger > Firmar documento’.
De este modo vas a poder acreditar la autoría de tus documentos en todo tipo de contextos profesionales o académicos. Además, al guardar tu firma digital en Wondershare PDFelement, hacés que te resulte mucho más fácil firmar después tus documentos siempre que lo necesites. ¡Por eso Wondershare PDFelement es el software perfecto para verificar tus PDF!
Ventajas de PDFelement para firmar documentos
Wondershare PDFelement es uno de los software de edición de documentos PDF más avanzados del mundo, y, en consecuencia, cuenta con algunos de los mejores sistemas de firma digital y cifrado robusto para tus documentos PDF. Gracias a este software vas a poder proteger tus documentos PDF de múltiples formas, incluyendo:
●Firma digital. La firma de digital te permite incluir una firma de aspecto visual al pie de tus documentos para acreditar de manera más ágil tu autoría de los mismos. Además, podés guardar esta firma en PDFelement para usarla cada vez.
●Firma electrónica. La firma electrónica puede acompañar a tu firma digital para verificarla de manera inequívoca empleando un sistema de cifrado mediante ‘hash’. De este modo no habrá dudas sobre la autoría del documento.
●Contraseña. Si además de verificar la autoría de tus documentos necesitás protegerlos ante las miradas indiscretas, Wondershare PDFelement cuenta además con las mejores herramientas de cifrado mediante contraseña.
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Si tenés la opción de firmar y proteger tus documentos con una sola aplicación, y, además, podés adquirir esta aplicación para toda la vida, ¿a qué esperás para aprovechar esta oportunidad? Wondershare PDFelement es el editor de documentos PDF más completo y conveniente del mercado, se puede adquirir para toda la vida con un pago único, y cuenta con la tecnología de cifrado y verificación más avanzada.
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