El entorno competitivo del día de hoy exige que las empresas encuentren formas para ser mucho más eficientes en sus procesos diarios, especialmente, en cuanto a la salud financiera y fiscal se refiere.
Un programa de contabilidad puede atender las necesidades de negocios, tanto pequeños, como de mayor tamaño, con el fin de que agilicen el cumplimiento de sus estrategias y alcancen el éxito al que aspiran.
En la siguiente nota, te brindaremos 6 características esenciales con las que debe contar un software contable para que revolucione la administración que llevas actualmente. ¿Nos acompañas?
1. Conformidad con las normativas fiscales del país
La razón de que hayamos decidido comenzar con este tema, es que es prácticamente el eje central sobre el cual debe girar todo sistema de contabilidad con bases confiables.
Asegúrate de elegir uno que se encuentre actualizado con las últimas disposiciones del SAT, de esa forma, garantizarás que tus transacciones y declaraciones se ajusten a los requerimientos vigentes, sin riesgo a que incurras en sanciones o multas por incumplimiento que acaben por perjudicar tu negocio.
Recordemos también que las leyes fiscales, así como otras normativas, no son estáticas ni definitivas; en algún momento pueden cambiar o agregarse nuevas, por ello, revisa que el programa de tu elección se actualice con regularidad, de lo contrario, tu equipo contable perderá tiempo revisando lo que genere el programa y modificándolo.
2. Capacidad de análisis y generación de reportes detallados
Un diferenciador importante de los software contables, es su capacidad para realizar informes financieros con datos de interés que bien pueden utilizarse para tener un mejor entendimiento del estado económico del negocio o ser de ayuda para la toma de decisiones que buscan impulsar tanto su crecimiento, como su rentabilidad.
En general, los reportes incluyen estados de resultados, balances generales y flujos de efectivo, sin embargo, el sistema se encarga de crearlo de manera personalizada para que proyecte las necesidades de la empresa y un panorama claro de su salud financiera.

3. Integración efectiva con otros programas
¿Sabías que un software contable puede unir fuerzas con otros sistemas que tengas dentro de tu negocio? Por ejemplo, si se le integra a una plataforma en la nube, tu equipo contable y tú podrán acceder a información desde cualquier lugar y revisarla para verificar que todo estén orden; igualmente, tendrán oportunidad de modificar documentos en tiempo real, generar la conciliación de CFDI, recibir notificaciones del SAT, etc.
La ventaja de que el programa sea compatible con otros que ya utilizas, es que generes un ecosistema tecnológico dentro de tu empresa que te brinde apoyo con la resolución de problemas y optimice procedimientos.
4. Accesibilidad
Quizá te imagines un software de contabilidad como algo demasiado complicado cuando de manejarlo se trate, pero su diseño ya fue previamente pensado para que su uso sea sencillo e intuitivo para todos los usuarios; desde uno que solo cuenta con las nociones básicas sobre temas financieros, hasta los que ya tienen mayor experiencia.
En todo caso, cuando elijas el sistema que implementarás en tu empresa, revisa que la interfaz de usuario sea clara y amigable, con una navegación fluida que no te cause confusión. De esa manera, te asegurarás de que todos los integrantes de tu equipo exploten las funcionalidades sin introducciones extensas.
5. Soporte técnico
Lo ideal es que el proveedor de estas herramientas te garantice una asistencia rápida y eficiente, en caso de que se presente un problema o una duda que necesites resolver lo más pronto posible.
Eso incluye manuales de usuario, algunos tutoriales y cualquier recurso que le aporte a tu equipo de trabajo y a ti una adaptación sencilla cuando comiencen a usarlo, o bien, auxilio al momento para atender errores que no entorpezcan el rendimiento de las operaciones.

6. Seguridad y protección de datos
Un tema, que, en definitiva, no te debe ser indiferente, es el de la seguridad de la información, ya que se involucran datos confidenciales. Un software de contabilidad diseñado con altos estándares de calidad, debe contar con medidas de protección como la encriptación de datos, la autenticación de múltiples factores y copias de seguridad automática.
Estas características son fundamentales para blindar la información financiera contra accesos no autorizados, pérdida de datos y otras situaciones incómodas.
De preferencia, los sistemas deben establecer diferentes niveles de acceso para los usuarios, con tal de que solo quienes utilizarán la información que allí se encuentra, puedan visualizarla y modificarla.
Conclusiones
Las pequeñas, medianas y grandes empresas constantemente buscan optimizar su operatividad, pero siempre adhiriéndose a las regulaciones fiscales. Programas contables como el de Aspel COI, impulsarán tu negocio, gestionará adecuadamente tus necesidades actuales, además, se irá adaptando a tu crecimiento y a los cambios que traerá el futuro.
¡Mejora tu competitividad y usa la tecnología a tu favor!