¿Por qué conviene aprovechar la prueba gratis de un sistema de facturación?

Imposible negar que el uso de un sistema de facturación es una de las vías más efectivas para no enfrentar complicaciones ante el SAT. Aunque en el mercado existen numerosas plataformas, la mayoría de los usuarios comparten una misma inquietud: no quieren pagar por una herramienta que, en la práctica, podría no funcionar como esperan.

Varios proveedores que entienden el sentir de los usuarios ya ofrecen pruebas gratuitas, las cuales, más que ser un gancho comercial, representan una buena oportunidad para revisar con calma cada funcionalidad y entender su interfaz sin ninguna presión, pero... ¿En verdad valen la pena?

En los próximos párrafos, te diremos qué se puede evaluar durante ese periodo de acceso, cómo saber si una plataforma responde a las necesidades del negocio y qué tipo de beneficios prácticos se pueden obtener por la módica cantidad de $0 pesos para que, en caso de que te encuentres considerando cambiar de solución, puedas tomar una decisión satisfactoria.

No, no creas que únicamente se te dará una especie de “tour” por el sistema; la idea es que tengas una experiencia interactiva y que lo uses en un día normal de trabajo; que generes un CFDI, que registres clientes... En fin, que por cuenta propia sepas qué tan funcional es.

Algunas alternativas, como es el caso de Aspel Facture gratis, te permitirán crear, timbrar y recibir CFDI, también ver gastos, ingresos, pagos y retenciones, todo con la validez fiscal del SAT. La ventaja de explorar un software diseñado por una marca relevante en el mercado mexicano es que igualmente recibirás guías y, si lo necesitas, asesoría técnica.

Piensa en esto: al probar de primera mano tecnología así, estarás en condiciones de anticiparte a determinados desafíos; verás si el sistema respeta la estructura del CFDI 4.0 vigente o si los reportes se generan en formatos útiles, etc.

¿Es sencillo de utilizar? Asegúrate de que la estructura sea intuitiva; aunque los tutoriales por parte del proveedor se agradecen, lo ideal es que no dependas de ellos para hacer las cosas; tampoco se te tendría que exigir el dominio de conocimientos técnicos.

¿Qué tal es el proceso para generar una factura? Por ejemplo, si eliges descargar Aspel Facture, luego tienes que verificar que te lleve de la mano a la hora de crear una factura, evaluando que advierta datos faltantes o errores de captura y que muestre en pantalla los elementos correctos del CFDI conforme a la versión vigente.

¿Qué tanto abarca el cumplimiento con los requisitos del SAT? Fíjate en si es capaz de validar en automático el RFC del cliente, reflejar el régimen fiscal correcto, entre otras actividades. Idealmente, la plataforma debería permitirte hacer todo esto sin contratiempos durante la prueba.

Para determinar que un software encaja con la manera en que trabajas, es imprescindible comprobarlo a través de la experiencia, no desde la teoría, en especial si tus procesos han sido, en su mayoría, poco automatizados o vienen de soluciones complicadas.

Al no existir obligación de pago, se difumina la presión de “hacer que funcione”; es decir, si la herramienta resulta poco clara o no se ajusta a las necesidades del día a día, simplemente se descarta sin pérdida alguna. No obstante, si funciona bien desde el inicio, entonces se gana confianza para continuar.

Califica aspectos como los tiempos de carga, cómo se han estructurado las rutas para completar tareas simples o, quizá, si existen pasos que entorpecen el flujo de trabajo. Que tampoco se te pasen aquellas funciones que, aunque a primera vista parecen útiles, en realidad solo están como adorno y no aportan nada útil.

Conviene que hagas una lista con los pros y los contras para que, cuando llegue la hora de tomar una decisión, vayas descartando las opciones y te quedes con la que mejor se adapte a tus necesidades.

Aunque este factor no lo vas a poder dilucidar con claridad en un periodo de prueba, te aconsejamos que sí estudies sus características a fondo, o bien, consultes con el desarrollador, si la herramienta tiene el potencial de crecer junto a tu negocio justo cuando la cartera de clientes incrementa y la lista de servicios evoluciona.

De cualquier forma, hay señales que ayudan a proyectar cómo se comportará el programa en tales circunstancias; por ejemplo, si existe la posibilidad de filtrar y organizar comprobantes conforme sube el volumen o si puede manejar diferentes tipos de ingresos sin colapsar la estructura.

Asimismo, no está de más ver que el sistema contemple funcionalidades que a lo mejor ahora no requieras, pero que podrían volverse clave más adelante: acceso multiusuario, generación de plantillas personalizadas, segmentación por clientes o productos, y más. No creas que te estás anticipando demasiado, porque estarás cuidando la estabilidad a futuro.

¿Deseas indagar más en el proveedor? Entonces lee comparativas, busca reviews; sin embargo, ten en cuenta que ninguno de ese contenido te dará lo que sí brinda una prueba gratuita: evidencia propia, con tus datos, tus tiempos y tu forma de operar.