Normalmente, el cierre de nómina es considerado un periodo de alto estrés para las empresas debido a todas las tareas que deben realizarse para que los pagos se envíen completos y en tiempo. Las pymes no son la excepción, y conscientes de la responsabilidad que esto implica, se esfuerzan por superar todos los obstáculos que se presentan.
¿El problema? Muchas de ellas aún llevan a cabo el proceso de forma semi o completamente manual, con Excel y banca en línea, lo cual provoca un proceso con pasos aislados que tanto desgaste generan.
Frente a un panorama como el descrito, la automatización se ha posicionado como una alternativa para resolver varios de los contratiempos que la quincena trae consigo. Te invitamos a conocerlos y cómo abordarlos para que te dejen de pasar, o bien, los prevengas con éxito.
La vulnerabilidad de los cálculos manuales en Excel
Hay hojas de Excel que funcionan... hasta que alguien las mueve. Existen pequeñas y medianas empresas con el hábito de calcular con plantillas heredadas, llenas de fórmulas que solo una persona entiende, y que nadie se atreve a modificar porque cualquier cambio puede romper algo.
El asunto es que ese archivo concentra sueldos, deducciones, prestaciones y actualizaciones normativas que cambian cada año, por lo que, si el cálculo base está mal, todo lo demás también lo estará: el timbrado, los recibos, los reportes y, al final, el cumplimiento fiscal.
En lugar de aferrarte a operaciones manuales que se corrigen cuando ya se timbró o cuando el contador reporta una discrepancia, prueba hacer tu nómina en línea gratis con ayuda de un sistema confiable que valide, detecte descuidos antes de timbrar y actualice en bloque.
Errores en el timbrado de recibos de nómina
El CFDI 4.0 exige precisión. Si un solo dato del trabajador no coincide con lo que tiene el SAT, entonces el recibo no se timbra, y si eso no pasa, el pago no es deducible, ni cumple con la Ley Federal del Trabajo. Ahí es donde el tiempo empieza a jugar en contra: tienes que revisar, corregir, volver a timbrar y, en ocasiones, explicar por qué hubo un retraso.
¿Cómo actúa un sistema especializado al respecto? El de Siigo Aspel, por ejemplo, valida los datos del empleado desde el inicio y los cruza con los catálogos oficiales del SAT; en caso de que algo falte o no coincida, no permitirá pasar al timbrado hasta que se hagan las correcciones correspondientes.
¿Te gustaría saber más sobre cómo funciona? Dale una oportunidad en la próxima quincena: Aspel NOI descargar gratis.
Dispersión de pagos con métodos obsoletos
Después de cerrar la nómina, lo que sigue es pagarle al equipo. A pesar de que el proceso bien puede automatizarse, sigue siendo común copiar cuentas desde una hoja de cálculo, generar archivos para cada banco y verificar, uno por uno, que los montos estén bien en el margen de tiempo que queda antes de que termine el día.
Evidentemente, es algo que consume horas y, para colmo, pone en riesgo el pago si hay un número mal capturado o si se repite un archivo anterior sin actualizar. Además, a diferencia del cálculo o el timbrado, no hay validación previa, por lo que, de fallar algo, el error se refleja directo en la cuenta del trabajador.
Automatizarla significa generar el archivo bancario correcto desde el mismo sistema donde se calculó la nómina, lo cual ahorra tiempo, permite tener trazabilidad de lo que se pagó, cuándo y a quién, con posibilidad de programar el envío y evitar errores humanos en un punto decisivo del flujo.
Reportes de nómina poco claros
¿Todo termina al pagar a tiempo? No, se tiene que trabajar en reportes que se puedan consultar en caso de que se necesite información específica sobre, por ejemplo, incidencias por empleado, totales por deducción, acumulados por prestaciones, etcétera.
Las pymes que deciden apoyarse en un software de nómina, se ahorran las horas de trabajo que implica la búsqueda de datos, el cruce de tablas y la validación, gracias a la generación de informes al momento con cifras certeras que te darán un respiro después de todo el trabajo puesto en el cierre de nómina.
Actualizaciones oficiales que exigen reacción inmediata
Cada inicio de año trae ajustes que impactan en la nómina: aumento del salario mínimo, actualización del valor de la UMA, cambios en los topes de prestaciones o en las condiciones legales para vacaciones y aguinaldo... Todo esto obliga a las pymes a estar al pendiente para que, durante la primera quincena del año, los nuevos criterios se tengan en cuenta.
A través de un software, podrás ingresar los nuevos valores oficiales desde su configuración general y, una vez actualizados, la herramienta se encargará de aplicar esos cambios de forma automática en los cálculos correspondientes para que ni tú ni nadie tenga que revisar empleado por empleado.
Entonces, ¿cómo estás gestionando tus cierres al día de hoy? Si el proceso tarda una eternidad en completarse, toma la iniciativa de hacer cambios que dejen de entorpecer el flujo del trabajo y lo hagan más dinámico.
